Départ d’un salarié : que faire de ses accès informatiques ?

Quand un salarié quitte l’entreprise, ses accès informatiques restent souvent ouverts pendant des semaines : messagerie, fichiers, logiciels en ligne. C’est un risque, et c’est aussi un coût. Voici ce qu’il faut prévoir, avant et après le départ.

Pourquoi est-ce un vrai sujet ?

Un compte oublié est une porte laissée ouverte. Personne ne surveille plus ce qui s’y passe, le mot de passe n’est plus changé, et la licence continue d’être payée. À l’inverse, un compte supprimé trop vite fait perdre des e-mails et des fichiers dont l’entreprise a encore besoin.

Que faut-il prévoir avant le départ ?

• Lister les accès : messagerie, fichiers partagés, logiciel de gestion, banque, outils en ligne, alarmes et badges.
• Transmettre : dossiers en cours, contacts, documents enregistrés sur le poste ou dans un espace personnel.
• Récupérer les droits : si la personne était seule administratrice d’un outil, il faut nommer quelqu’un d’autre avant son départ.
• Décider du sort de la boîte aux lettres : qui recevra les messages, et pendant combien de temps.

Si l’un de vos collaborateurs partait demain, sauriez-vous dresser la liste complète de ses accès ?

Que faire le jour du départ ?

• Bloquer la connexion aux comptes, sans les supprimer.
• Changer les mots de passe des comptes partagés que la personne connaissait.
• Retirer la double authentification liée à son téléphone.
• Mettre en place une réponse automatique et un renvoi des messages vers la bonne personne.
• Récupérer le matériel : ordinateur, téléphone, clés, badges.

Et dans les semaines qui suivent ?

• Conserver la boîte aux lettres le temps nécessaire, puis l’archiver.
• Transférer les fichiers utiles vers un espace commun.
• Libérer les licences pour ne plus les payer.
• Supprimer le compte une fois que tout a été récupéré.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

• Laisser le compte actif « au cas où ».
• Donner le mot de passe de l’ancien salarié à son remplaçant : on ne sait plus qui a fait quoi.
• Supprimer le compte le jour même, et perdre ses fichiers avec lui.
• Oublier les outils ouverts avec une adresse personnelle.

Vos départs sont-ils maîtrisés ? Cinq questions

• Avez-vous une liste des accès de chaque collaborateur ?
• Chaque outil important a-t-il au moins deux administrateurs ?
• Les comptes partagés ont-ils un mot de passe changé à chaque départ ?
• Savez-vous combien de licences vous payez pour des personnes parties ?
• Une personne est-elle chargée de fermer les accès à chaque départ ?

Si vous répondez non à deux de ces questions, c’est le bon moment pour en parler.

Ce que Facile IT prend en charge

Nous dressons l’inventaire des comptes et des licences, nous préparons une liste de contrôle pour les arrivées et les départs, et nous fermons les accès au bon moment. Nous nous occupons aussi de l’archivage de la messagerie et du transfert des fichiers. Voir notre page infrastructure et Office 365 et notre article sur la double authentification en entreprise.

Questions fréquentes

Peut-on lire la messagerie d’un salarié parti ?

La messagerie professionnelle sert à l’activité, et l’entreprise doit pouvoir assurer la continuité. Les messages identifiés comme personnels restent toutefois protégés. En cas de doute, demandez conseil à votre juriste ou à votre avocat.

Combien de temps garder la boîte aux lettres ?

Le temps de prévenir les contacts et de récupérer les échanges utiles. La durée dépend de votre activité et de vos obligations : il vaut mieux la fixer une fois pour toutes que la décider au cas par cas.

Faut-il réinstaller l’ordinateur ?

Oui, avant de le confier à quelqu’un d’autre : on récupère d’abord les fichiers utiles, puis on repart d’une installation propre.

Et pour une arrivée ?

La même liste sert dans l’autre sens : quels comptes créer, quels droits donner, quel matériel préparer. Un nouvel arrivant qui peut travailler dès le premier matin, c’est du temps gagné pour tout le monde.