SharePoint, OneDrive, Teams : où ranger les fichiers de l’entreprise ?

Trois outils de Microsoft 365 permettent de stocker des fichiers, et personne ne sait vraiment lequel utiliser. Résultat : des documents en double et des dossiers introuvables. Voici une règle simple pour savoir où ranger les fichiers entre SharePoint, OneDrive et Teams.

À quoi sert chaque outil ?

• OneDrive : l’espace personnel de chaque salarié. Ses brouillons, ses notes, ses documents de travail.
• SharePoint : l’espace commun de l’entreprise ou d’un service. Les documents de référence, classés par thème.
• Teams : la conversation et les réunions d’une équipe. Les fichiers qu’on y dépose sont en réalité rangés dans SharePoint.

Quelle règle simple appliquer ?

Ce qui est à moi va dans OneDrive. Ce qui est à nous va dans SharePoint.

Un document qui doit survivre au départ de son auteur n’a rien à faire dans un espace personnel. Dès qu’un fichier concerne plusieurs personnes, il va dans l’espace commun.

Si un collaborateur quittait l’entreprise demain, combien de documents importants disparaîtraient avec son espace personnel ?

Comment organiser l’espace commun ?

• Peu d’espaces, bien nommés : par service ou par grand sujet, pas par personne.
• Une arborescence courte : trois niveaux de dossiers suffisent presque toujours.
• Des droits donnés à des groupes, pas à des individus.
• Une convention de nommage simple, expliquée à tous.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

• Créer une équipe Teams pour chaque sujet : on se retrouve avec des dizaines d’espaces à moitié vides.
• Recopier telle quelle l’arborescence de l’ancien serveur, avec ses dix niveaux de dossiers.
• Partager des documents par lien « à toute personne » sans jamais faire le tri.
• Laisser chacun travailler sur sa copie, puis chercher la bonne version.

Vos fichiers sont-ils bien rangés ? Cinq questions

• Chaque salarié sait-il où enregistrer un document commun ?
• Retrouve-t-on un document en moins d’une minute ?
• Les droits d’accès sont-ils donnés par groupe ?
• Savez-vous quels documents sont partagés avec l’extérieur ?
• Les documents importants sont-ils hors des espaces personnels ?

Si vous répondez non à deux de ces questions, c’est le bon moment pour en parler.

Ce que Facile IT prend en charge

Nous regardons comment vos équipes travaillent, puis nous construisons avec vous une organisation simple : les espaces, les dossiers, les droits. Nous transférons les fichiers depuis l’ancien serveur ou les postes, et nous expliquons les règles à chacun. Voir notre page infrastructure et Office 365 et notre article sur la migration vers Microsoft 365.

Questions fréquentes

Peut-on se passer de serveur de fichiers ?

Souvent, oui, quand l’entreprise travaille surtout sur des documents bureautiques. Certains logiciels ont encore besoin d’un serveur : il faut le vérifier au cas par cas.

Peut-on travailler à plusieurs sur le même document ?

Oui, c’est l’un des principaux intérêts. Chacun voit les modifications des autres, et il n’existe qu’une seule version.

Les fichiers sont-ils accessibles sans connexion ?

Oui, s’ils sont synchronisés sur l’ordinateur. Les modifications sont envoyées dès que la connexion revient.

Que deviennent les fichiers d’un salarié qui part ?

Son espace personnel est supprimé après un délai. Ce qui doit être conservé doit être déplacé avant vers un espace commun. Voir notre article : départ d’un salarié, que faire de ses accès.