Microsoft 365 sauvegarde-t-il vos données ?

Vos e-mails et vos fichiers sont chez Microsoft, donc ils sont en sécurité : c’est ce que pensent beaucoup d’entreprises. La réalité est plus nuancée. Microsoft 365 protège son service, mais la sauvegarde de vos données reste votre affaire.

Que protège Microsoft, exactement ?

Microsoft garantit que le service fonctionne : ses centres de données, ses serveurs, la disponibilité de votre messagerie. Si l’un de ses équipements tombe en panne, vos données ne sont pas perdues.

En revanche, Microsoft ne vous protège pas contre ce qui se passe dans votre compte : une suppression, une erreur de manipulation, un fichier écrasé, un compte piraté.

Que couvre la corbeille ?

Un élément supprimé reste récupérable pendant un temps limité, dans la corbeille de la messagerie ou des fichiers. Passé ce délai, il disparaît. L’historique des versions permet aussi de revenir en arrière sur un document.

C’est utile pour une erreur repérée tout de suite. Cela ne suffit pas pour une suppression découverte plusieurs mois plus tard.

Si un dossier avait été effacé il y a six mois, par erreur ou non, pourriez-vous le retrouver aujourd’hui ?

Dans quels cas une vraie sauvegarde est-elle nécessaire ?

• Une suppression remarquée trop tard.
• Un rançongiciel qui chiffre les fichiers synchronisés. Voir notre article : rançongiciel, que faire dans la première heure.
• Le compte d’un salarié parti, supprimé avec son contenu.
• Une personne malveillante qui efface volontairement.
• Une obligation de conserver certains documents pendant plusieurs années.

À quoi ressemble une sauvegarde de Microsoft 365 ?

Un service indépendant copie chaque jour vos boîtes aux lettres et vos fichiers vers un autre emplacement. Vous pouvez restaurer un e-mail, un dossier ou une boîte entière, à la date de votre choix. C’est l’application de la règle du 3-2-1 aux données en ligne.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

• Confondre synchronisation et sauvegarde : une suppression sur un poste se répercute partout.
• Sauvegarder les fichiers et oublier la messagerie, ou l’inverse.
• Ne jamais tester une restauration.
• Supprimer le compte d’un salarié parti sans avoir récupéré son contenu.

Vos données en ligne sont-elles protégées ? Cinq questions

• Vos boîtes aux lettres sont-elles copiées vers un autre service ?
• Vos fichiers en ligne le sont-ils aussi ?
• Avez-vous déjà restauré un élément à titre d’essai ?
• Savez-vous jusqu’à quelle date vous pouvez remonter ?
• Le contenu des comptes des salariés partis est-il conservé quelque part ?

Si vous répondez non à deux de ces questions, c’est le bon moment pour en parler.

Ce que Facile IT prend en charge

Nous vérifions ce qui est protégé aujourd’hui, nous mettons en place une sauvegarde de votre messagerie et de vos fichiers, et nous testons la restauration avec vous. Nous nous occupons aussi des sauvegardes de vos postes et de votre serveur. Voir notre page infrastructure et Office 365.

Questions fréquentes

La synchronisation sur mon ordinateur est-elle une sauvegarde ?

Non. C’est une copie fidèle : si le fichier est supprimé ou chiffré d’un côté, il l’est aussi de l’autre.

L’historique des versions ne suffit-il pas ?

Il rend service pour revenir sur une modification récente. Il ne protège pas d’une suppression ancienne ni de la disparition d’un compte entier.

Une sauvegarde de Microsoft 365 est-elle compliquée à mettre en place ?

Non. Elle ne demande aucune installation sur les postes et ne change rien pour les utilisateurs.

Faut-il aussi sauvegarder les postes ?

Si tous les fichiers sont en ligne, c’est moins critique. Dès que des données restent sur un poste ou sur un serveur, elles doivent être sauvegardées elles aussi.