Facturation électronique : votre logiciel de gestion est-il prêt ?

La facturation électronique entre dans le quotidien des entreprises françaises. Le sujet paraît administratif ; il est d’abord informatique. Votre logiciel de gestion est-il prêt à recevoir et à émettre des factures dans les nouveaux formats ?

Qu’est-ce qui change ?

Une facture électronique n’est pas un PDF envoyé par e-mail. C’est un fichier structuré, que les logiciels lisent sans ressaisie, et qui circule par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. Les données de facturation sont transmises à l’administration fiscale.

Le calendrier distingue la réception des factures et leur émission, avec des dates différentes selon la taille de l’entreprise. Vérifiez sur le site des impôts ou auprès de votre expert-comptable les dates qui vous concernent.

En quoi est-ce un sujet informatique ?

• Votre logiciel doit produire et lire les formats attendus.
• Il doit être relié à une plateforme agréée.
• Les fiches clients et fournisseurs doivent être complètes et exactes : numéro SIREN, adresses, TVA.
• Vos modèles de facture doivent contenir les mentions requises.

Vos fiches clients contiennent-elles toutes un numéro SIREN à jour ?

C’est souvent là que le travail commence.

Que faut-il vérifier dans son logiciel ?

• La version : les anciennes versions ne gèrent pas la facturation électronique. Une mise à jour peut être nécessaire.
• Le lien avec la plateforme choisie.
• Les données : clients, fournisseurs, articles, taux de TVA.
• Les états : modèles de facture, avoirs, acomptes.
• Les habitudes : qui valide une facture reçue, et comment ?

Quelles sont les erreurs à éviter ?

• Croire qu’un PDF suffit.
• Attendre la dernière échéance : les éditeurs et les prestataires sont alors très sollicités.
• Choisir une plateforme sans vérifier qu’elle se relie à votre logiciel.
• Traiter le sujet sans votre expert-comptable.
• Oublier de nettoyer les fiches clients et fournisseurs.

Êtes-vous prêt ? Cinq questions

• Connaissez-vous les dates qui s’appliquent à votre entreprise ?
• Votre logiciel de gestion est-il dans une version compatible ?
• Avez-vous choisi votre plateforme agréée ?
• Vos fiches clients et fournisseurs sont-elles complètes ?
• Votre expert-comptable est-il associé à la démarche ?

Si vous répondez non à deux de ces questions, c’est le bon moment pour en parler.

Ce que Facile IT prend en charge

Nous vérifions la version et le paramétrage de votre logiciel de gestion, nous réalisons la mise à jour si elle est nécessaire et nous adaptons vos modèles de facture. Nous vous aidons à contrôler et à compléter vos fiches clients et fournisseurs. Le choix de la plateforme et les questions fiscales se traitent avec votre expert-comptable. Voir notre page logiciels de gestion et notre article sur la migration Sage 100.

Questions fréquentes

Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?

Non. Une facture électronique est un fichier structuré, transmis par une plateforme agréée. Le PDF seul ne répond pas à l’obligation.

Dois-je changer de logiciel de gestion ?

Pas forcément. Une mise à jour suffit souvent, à condition que l’éditeur ait prévu la fonction dans une version récente.

Qui choisit la plateforme ?

L’entreprise. Votre expert-comptable et l’éditeur de votre logiciel peuvent vous orienter vers celles qui se relient à votre outil.

Par où commencer ?

Par un état des lieux : la version de votre logiciel, la qualité de vos fiches, et les dates qui vous concernent.