Changer de logiciel de gestion : quelles questions se poser avant ?

Le logiciel de gestion ne suit plus : ressaisies, tableaux Excel à côté, informations introuvables. Avant de changer de logiciel de gestion, quelques questions évitent de reproduire les mêmes défauts dans un outil neuf.

Le problème vient-il vraiment du logiciel ?

Pas toujours. Un logiciel mal paramétré, jamais mis à jour ou utilisé à moitié donne les mêmes symptômes qu’un logiciel dépassé. Avant de changer, vérifiez :

• si la version en place est récente ;
• si les fonctions qui vous manquent n’existent pas déjà, sans être activées ;
• si les utilisateurs ont été formés.

Parmi les tableaux Excel tenus à côté de votre logiciel, combien remplacent une fonction qu’il possède déjà ?

Comment décrire son besoin ?

En partant du travail quotidien, pas d’une liste de fonctions.

• Que fait-on aujourd’hui en double ?
• Quelle information manque au moment de décider ?
• Quels documents sortent du logiciel, et lesquels sont refaits à la main ?
• Quels outils doivent échanger avec lui : site marchand, banque, logiciel métier ?

Quelques pages suffisent. Elles serviront à comparer les solutions sur ce qui compte pour vous.

Quelles familles de solutions existent ?

• Les logiciels de gestion pour PME, comme Sage 100 : comptabilité, gestion commerciale, moyens de paiement, avec un paramétrage adapté à l’entreprise.
• Les progiciels intégrés en ligne, comme Business Central : tout est réuni dans un même outil, accessible de partout.
• Les systèmes historiques, comme l’IBM i : très fiables, souvent au cœur de l’activité depuis longtemps. Voir notre article : IBM i (AS/400), faut-il le garder ?

Le bon choix dépend de la taille de l’entreprise, de ses métiers et des personnes qui l’utiliseront.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

• Choisir sur une démonstration, sans l’avoir essayée avec vos propres cas.
• Vouloir tout reproduire à l’identique, y compris les mauvaises habitudes.
• Sous-estimer la reprise des données : clients, articles, tarifs, historique.
• Oublier le temps des équipes : un changement de logiciel demande de la disponibilité.
• Démarrer en pleine saison.

Votre projet est-il mûr ? Cinq questions

• Avez-vous mis par écrit ce qui ne va pas aujourd’hui ?
• Votre logiciel actuel est-il à jour et correctement paramétré ?
• Savez-vous quelles données devront être reprises ?
• Une personne de l’entreprise pilotera-t-elle le projet ?
• Les utilisateurs ont-ils été consultés ?

Si vous répondez non à deux de ces questions, c’est le bon moment pour en parler.

Ce que Facile IT prend en charge

Nous commençons par regarder ce que vous avez : il arrive qu’un paramétrage ou une mise à jour règle l’essentiel. Si un changement s’impose, nous vous aidons à décrire le besoin et à préparer la reprise des données. Nous intervenons sur Sage 100, sur Business Central et sur IBM i. Voir notre page logiciels de gestion et notre article sur la migration Sage 100.

Questions fréquentes

Combien de temps dure un changement de logiciel de gestion ?

Cela dépend du périmètre et de la reprise des données. La préparation compte autant que l’installation : mieux vaut un démarrage tardif qu’un démarrage raté.

Faut-il reprendre tout l’historique ?

Pas forcément. On reprend souvent les données vivantes et l’on garde l’ancien système en consultation. C’est un choix à faire tôt.

Un logiciel en ligne est-il préférable ?

Il évite le serveur et s’utilise de partout. Un logiciel installé garde son intérêt dans certains cas : connexion fragile, développements spécifiques, habitudes solides.

Peut-on améliorer l’existant plutôt que changer ?

Souvent, oui : un paramétrage revu, un état refait, une formation. C’est toujours la première piste à regarder.