Télétravail : comment accéder aux fichiers de l’entreprise en sécurité ?

En télétravail, chacun veut retrouver ses fichiers comme au bureau. Les solutions improvisées, clé USB ou envoi par e-mail, finissent par créer des doublons et des fuites. Voici comment donner accès aux fichiers de l’entreprise en sécurité.

Quelles sont les solutions possibles ?

• Les fichiers en ligne : les documents sont rangés dans un espace partagé, accessible de partout avec son compte. C’est la solution la plus simple pour la bureautique.
• Le VPN : un tunnel chiffré relie l’ordinateur au réseau du bureau. Utile quand les fichiers ou un logiciel restent sur un serveur dans vos locaux.
• Le bureau à distance : on prend la main sur son poste ou sur un serveur du bureau. Pratique pour un logiciel de gestion qui ne fonctionne que sur place.

Aucune n’est meilleure dans l’absolu : tout dépend de ce que vos équipes doivent ouvrir.

Vos salariés ont-ils besoin de quelques documents, ou de leur logiciel de gestion complet ?

Comment choisir ?

• Vous travaillez surtout sur des documents bureautiques : les fichiers en ligne suffisent.
• Vous utilisez un logiciel installé sur un serveur : il faut un VPN ou un bureau à distance.
• Vous avez les deux : on combine, en gardant les choses simples pour l’utilisateur.

Quelles précautions sont indispensables ?

• La double authentification sur tout accès à distance.
• Un ordinateur à jour, avec un antivirus, de préférence fourni par l’entreprise.
• Des droits limités : chacun accède à ce dont il a besoin, pas à tout.
• Une sauvegarde des fichiers, où qu’ils se trouvent.
• Un écran qui se verrouille, à la maison comme ailleurs.

Quelles sont les erreurs à éviter ?

• Ouvrir le bureau à distance directement sur internet, sans VPN ni protection : c’est l’une des portes d’entrée favorites des attaques.
• Laisser les salariés s’envoyer les fichiers sur leur messagerie personnelle.
• Autoriser l’ordinateur familial, utilisé par tout le foyer.
• Oublier de fermer l’accès quand la personne quitte l’entreprise. Voir notre article : départ d’un salarié, que faire de ses accès.

Votre télétravail est-il sûr ? Cinq questions

• L’accès à distance est-il protégé par une double authentification ?
• Les ordinateurs utilisés à la maison sont-ils ceux de l’entreprise ?
• Savez-vous qui peut se connecter à distance aujourd’hui ?
• Les fichiers consultés à distance sont-ils sauvegardés ?
• Vos équipes évitent-elles la clé USB et la messagerie personnelle ?

Si vous répondez non à deux de ces questions, c’est le bon moment pour en parler.

Ce que Facile IT prend en charge

Nous regardons avec vous ce que vos équipes doivent ouvrir à distance, puis nous mettons en place la solution adaptée : fichiers partagés dans Microsoft 365, VPN ou bureau à distance. Nous réglons les droits et la double authentification, et nous montrons à chacun comment s’en servir. Voir notre page infrastructure et Office 365 et notre article sur la double authentification en entreprise.

Questions fréquentes

Un VPN ralentit-il la connexion ?

Un peu, puisque tout passe par la connexion du bureau. Pour de la bureautique, la différence est faible. Pour de gros fichiers, les fichiers en ligne sont souvent plus confortables.

Peut-on utiliser son ordinateur personnel ?

C’est possible, mais déconseillé : l’entreprise ne maîtrise ni ses mises à jour ni ce qui y est installé. Si c’est inévitable, le bureau à distance limite les risques, car les fichiers ne quittent pas l’entreprise.

Les fichiers en ligne sont-ils sauvegardés ?

Pas automatiquement au sens où on l’entend. Voir notre article : Microsoft 365 sauvegarde-t-il vos données ?

Faut-il une connexion fibre au bureau ?

Pour un VPN ou un bureau à distance, la connexion du bureau compte, surtout en envoi. Pour des fichiers en ligne, c’est la connexion de chaque salarié qui compte.